Tổ chức sự kiện ngoài trời và những lỗi thường gặp

Tổ chức sự kiện ngoài trời luôn gây được ấn tượng mạnh mẽ đối với quý khách tham gia bởi phong cách hiện đại, không gian thoáng. Chính vì thế có rất nhiều công ty tổ chức sự kiện lựa chọn hình thức này. Tuy nhiên,những nhà tổ chức sự kiện event cũng cần lưu ý một vài lỗi sau để chương trình được thuận lợi.

1. Vấn đề giấy phép cho một chương trình tổ chức sự kiện ngoài trời

Trong một ngày có hàng trăm các tổ chức sự kiện lớn nhỏ diễn ra. Địa điểm mà các event ngoài trời thường diễn ra ở các công viên, khu du lịch sinh thái,… và trong số đó liệu có bao nhiêu event được diễn ra mà có giấy phép. Để event của bạn diễn ra suôn sẻ mà không gặp bất cứ một vấn đề gì về tổ chức bạn hãy thực hiện đúng các thủ tục cần có. Trước tiên đó là giấy phép xin tổ chức event ngoài trời. Nơi mà bạn có thể đăng kí giấy phép được tổ chức hoạt động ngoài trời chính là Sở văn hóa thể thao và du lịch. Xin lưu ý rằng chương trình của bạn càng nhiều hoạt động thì việc xin cấp phép càng liên quan đến nhiều cơ quan có thẩm quyền. bên cạnh đó việc treo banron và banner cũng cần phải xin cấp phép mà các bạn cũng cần phải lưu ý. Một chương trình tổ chức sự kiện ngoài trời cần chuẩn bị những thủ tục sau:

- Công văn xin phép tổ chức.

- Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị tổ chức sự kiện.

- Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị thực hiện.

- Giấy phép chứng nhận chất lượng và xuất xứ sản phẩm (nếu là giới thiệu sản phẩm).

- Kịch bản chương trình event

- Hợp đồng cho thuê/cho mượn địa điểm.

- Nếu có ca nhạc, cần thêm các giấy tờ sau:

+ Biên bản cam kết biểu diễn nghệ thuật.

+ Lời bài hát.

+ Nội dung phúc khảo.

2. Sức hút của Event

Một event ngoài trời không khó để thu hút được số lượng người tham gia nhưng liệu bạn có giữ được chân của khách. Như vậy đồng nghĩa với việc event của bạn phải có nhiều hoạt động để có thể lôi cuốn được sự thu hút được khách hàng. Hãy bày tỏ sự quan tâm của nhà tổ chức tới tất vả khan giả, đừng bỏ rơi bất cứ một thành viên nào ở phía dưới sân khấu. Đó có thể là những trò chơi trúng thưởng, những câu hỏi vui mang tính sáng tạo, độc đáo, trang trí và sắp xếp sân khấu cũng như không gian diễn ra sự kiện, những câu hỏi của MC nhằm kích nhiệt tất cả các thành viên tham gia chương trình của bạn…

3. Hệ thống âm thanh và ánh sang của sự kiện

Địa điểm tổ chức các event ngoài trời thường là các sân vận động, công viên, bãi biển,.. với không gian rộng. Do đó hệ thống âm thanh, ánh sáng chiếm vai trò khá quan trọng bởi vì đối với không gian rộng cần có một hệ thống âm thanh và ánh sáng có công suất lớn, đảm bảo các yêu cầu kĩ thuật và có sức lan tỏa trong khắp không gian diễn ra sự kiện

4. Vấn đề vệ sinh môi trường trong event

Với địa điểm diễn ra sự kiện là ngoài trời nên rác thải tác động trực tiếp tới không gian mà khách hàng tham dự sự kiện. Không khó khăn gì nếu nhà tổ chức đặt những thùng rác nhỏ với slogan nhằm mục đích bảo vệ môi trường. Như thế sự kiện của bạn sẽ được đánh giá cao, đồng thời khuyến khích sự nhận thức của khách tham dự chương trình đối với vấn đề bảo vệ và cải thiện màu xanh của không gian họ đang sống

5. Giờ giấc và trang phục của Sao

Khi tổ chức các sự kiện lớn, Event của bạn chắc chắn phải có sự góp mặt của Sao hay những người nổi tiếng. Việc Sao đến muộn giờ hay trang phục của họ luôn khiến cho những nhà tổ chức phải đau đầu. Để tránh tình trạng này, người tổ chức cần phải đặt vấn đề với người quản lý của Sao trước khi kí hợp đồng với các điều khoản rõ ràng và chặt chẽ. Bên cạnh đó cần chuẩn bị các phương án dự phòng trong trường hợp Sao tới muộn hoặc có thể không đến.