Chi phí là một vấn đề lớn được đánh giá rất quan trọng khi tổ chức một sự kiện. Các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn tìm cách tiết kiệm chi phí đến mức tối đa mà vẫn đảm bảo sự kiện diễn ra hoàn toàn thành công và gây dấu ấn trong tâm trí khách hàng.
Trong các chi phí phải bỏ ra khi tổ chức sự kiện, in ấn là hạng mục rất tồn kém nhưng không thể không đầu tư. Tuy nhiên, chi phí in ấn hoàn toàn có thể rút gọn được. Dưới đây là vài bí quyết giúp các nhà tổ chức sự kiện tiết kiệm được một khoản chi phí rất lớn
Chọn công ty in ấn
Hãy xem xét quy mô của các công ty in ấn. Những công ty in ấn có xưởng in giá sẽ rẻ hơn các công ty trung gian, bởi vì lợi thế về quy mô và số lượng sẽ giúp các công ty in ấn này giảm được chi phí cho bạn. Tuyệt đối tránh sữ dụng dịch vụ in ấn của các công ty trung gian, các cá nhân, các group bởi vì bạn sẽ phải gánh thêm chi phí “trung gian” một cách không cần thiết.
Trước mỗi hạng mục in ấn bạn nên liên hệ với ít nhất là 5 công ty in ấn để tham khảo về giá nhằm có mức giá tốt, tuy nhiên cần lưu ý giá cả phải đi đôi với chất lượng. Nhiều chỗ in có giá rất cạnh tranh nhưng do họ in bằng máy in rẻ tiền, sữ dụng giấy kém chất lượng hoặc chạy không đủ line màu sẽ ảnh hưởng sự mịn màng của bản in. Tốt nhất bạn nên đến trực tiếp công ty in ấn để xem cách họ làm việc, quy mô máy móc, đội ngũ nhân viên và phản ứng của khách hàng.
Tiết kiệm chi phí thiết kế in ấn
Nếu công ty bạn không có nhân viên thiết kế, nên thuê ngoài thay vì tự làm để đảm bảo có những bản thiết kế đẹp và chuyên nghiệp. Trong trường hợp này, cách tốt nhất để tiết kiệm được chi phí cho khâu thiết kế là bạn cần chuẩn bị đầy đủ các thành phần thiết kế như: Hình ảnh, đoạn copywrite … lúc này engineer chỉ cần lắp ghép các mãnh ghép này thành một bản thiết kế đẹp cho bạn.
Ngoài ra, các công ty in ấn chuyên nghiệp chắc chắn sẽ có đội ngũ thiết kế chuyên nghiệp. Và nếu bạn sữ dụng dịch vụ in ấn và dịch vụ thiết kế in ấn tại cùng 1 công ty thì chi phí sẽ được giảm.
Phương pháp in ấn tiết kiệm
Nếu dự định in với nhiều ngôn ngữ khác nhau hoặc nhiều bản khác nhau nhưng cùng chung một chất liệu giấy, và khuôn mẫu, bạn có thể tham khảo công ty in ấn về phương pháp in ghép bản để tối ưu hóa khổ giấy, chi phí sẽ giảm đi rất nhiều. Bằng cách in ghép bản này, nhà in có thể in nhiều bản cùng một lúc và in được nhiều màu khác nhau, sẽ rẻ hơn rất nhiều so với việc in riêng mỗi bản.
Xem xét kĩ quyết định nên in equivalent grain không vì số lượng tối thiểu để in equivalent thông thường là 1000 bản, nếu số lượng ít hơn giá thành sẽ rất cao. Nếu in ít hơn 300 bản, nên cân nhắc việc in nhanh grain print màu, từ 300 đến 600 bản thì xem xét giá của 2 phương pháp in kỹ thuật số và in equivalent xem phương pháp nào rẻ hơn, còn nếu trên 600 bản thì tốt nhất bạn nên in offset.
Với những sự kiện tổ chức ở nhiều địa phương khác nhau, hãy cân nhắc chi phí giữa việc in ở một nơi rồi vận chuyển tới những chỗ khác grain là in ở tại địa phương đó. Tập trung in ở một đầu mối rồi chuyển đến những nơi khác sẽ giúp bạn kiểm soát về sự đồng nhất của chất lượng, và giá rẻ do in số lượng nhiều nhưng bạn sẽ tốn nhiều chi phí để chuyển hàng, nhất là nếu chuyển nhanh bằng máy bay, còn việc in riêng ở mỗi địa phương thì chỉ nên tiến hành khi bạn in với số lượng nhiều, bởi vì bạn sẽ phải cử người giám sát việc in ở địa phương đó để đảm bảo về chất lượng, hơn nữa giá ở từng địa phương sẽ có sự chênh lệch nhất định.